Di certo per le imprese non è facile districarsi nella selva di modifiche, aggiunte e
riconsiderazioni delle più importanti norme che regolano il loro operato. E sicuramente
non è facile restare aggiornati, quando determinate leggi intervengono in senso
opposto alla prassi fin lì seguita.
È per esempio il caso della legge 4 agosto 2022 n.122, la quale è andata a modificare il
comma 4-quater, art.7, DL 357/94. In estrema sintesi, questa modifica apre la
possibilità per le imprese di optare per la conservazione di qualunque registro
contabile, anche senza stampa o conservazione digitale.
Conservazione digitale: l’obbligo di legge
L’unico obbligo sarebbe – in caso di verifica – la capacità di offrire il controllo delle
informazioni aggiornate sui sistemi elettronici e la loro eventuale stampa su richiesta
espressa degli organi verificatori.

Diverse voci si sono levate contro questa novità normativa: tra le più autorevoli ci
sono sicuramente quelle di Umberto Zanini, Dottore Commercialista e Revisore Legale
nonché Responsabile Area tecnico-normativa Osservatorio Digital B2b del Politecnico di
Milano, e di Paola Olivares, Direttrice dell’Osservatorio.
Come spiegato in un commento distribuito dall’Osservatorio stesso, gli effetti di
questa svolta normativa «potrebbero essere particolarmente deleteri per le imprese e il
sistema Italia, dato che le soluzioni AIS/ERP non sono in grado di garantire
l’immodificabilità delle registrazioni contabili in quanto non impiegano tecniche quali
per esempio quelle crittografiche, quindi gli accadimenti amministrativi possono essere in
qualsiasi momento oggetto di modifiche volontarie o accidentali».
Si capisce quanto sia importante continuare a puntare verso il possesso e l’uso
corretto delle moderne soluzioni di conservazione digitale.
10 ragioni per continuare a optare per le soluzioni di conservazione
digitale
Nel documento condiviso, Zanini spiega che «se volessimo rappresentare in modo
semplice tale situazione, la potremmo equiparare alle iscrizioni che i Tuareg lasciano sulla
sabbia in corrispondenza dei punti di passaggio obbligati, che chiunque può alterare
oppure che non saranno più leggibili al primo soffio di vento».
Ecco quindi 10 ottime ragioni per continuare ad adottare una soluzione di
conservazione digitale e per mantenere l’obbligo della conservazione delle scritture
contabili.

1. Prima di tutto, il Codice Civile all’articolo 2.220 chiarisce in modo chiaro l’obbligo di
   conservazione delle scritture contabili, ribadito per altro anche altrove (si veda per
   esempio l’art.22 DPR 600/73);
2. Non garantendo le peculiarità esposte nel DMEF 17 giugno 2014, quali
   immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità, i semplici sistemi AIS/ERP non possono
   assicurare registrazioni contabili rilevanti ai fini tributari;
3. La norma così come esposta non risulta in tutti i casi agevolmente applicabile: si
   pensi al
   Libro Inventari, il quale deve essere sottoscritto entro 3 mesi dalla presentazione della
   dichiarazione dei redditi;
4. Nel momento in cui non vengono conservate, le scritture contabili possono
   diventare oggetto di contestazione, con il conseguente degrado della loro efficacia
   probatoria;
5. Il collegio sindacale è chiamato a vigilare che la conservazione delle registrazioni
   contabili venga svolta correttamente;
6. Se affidata a conservatori e strumenti con alti livelli di protezione informatica, la
   conservazione diminuisce in modo concreto i rischi legati alla cybersecurity;
7. Le disposizioni previste nel regolamento europeo 910/2014 sottolineano
   l’introduzione di un servizio di archiviazione elettronica dedicato per i documenti
   elettronici;
8. Senza una soluzione predisposta per la conservazione, potrebbero esserci problemi
   nel caso di sostituzione del sistema AIS/ERP o in caso di sostituzione dello studio
   professionale di supporto all’impresa;
9. Non conservare va contro a una pluralità di disposizioni, a partire da quelle presenti
   nel Codice dell’Amministrazione Digitale: da qui la possibilità di arrivare alla recessione
   dall’incarico del responsabile della conservazione;
10. Infine, non vanno trascurate le difficoltà operative che possono insorgere con la
    mancata conservazione, a partire per esempio dell’assolvimento dell’imposta di bollo.From: Zucchetti.it